Enligt Aktiebolagslagen (ABL) är aktieboken en offentlig handling och ska vara tillgänglig för insyn. När en begäran görs ska den lämnas ut utan onödigt dröjsmål. Det finns inget krav på att den som begär ut aktieboken ska behöva närvara fysiskt för att få tillgång till den.
Digitalt utlämnande
Om aktieboken hanteras eller lagras digitalt, ska den även tillhandahållas digitalt. Detta säkerställer enkel och likvärdig tillgång, oavsett var den som begär handlingen befinner sig. Att enbart erbjuda en fysisk kopia uppfyller inte lagens krav på tillgänglighet och transparens.
Om aktieboken endast finns i pappersformat, ska den digitaliseras innan den lämnas ut. Det är bolagets ansvar att säkerställa att den kan tillhandahållas i digital form vid begäran.
Dataskyddsregler och aktieboken
I samband med utlämning av aktieboken kan frågor om GDPR uppstå. Aktiebolagslagen har dock företräde i detta fall, vilket innebär att bolaget måste lämna ut aktieboken vid en begäran. Därefter är det mottagarens ansvar att hantera informationen enligt gällande dataskyddsregler.
Bolaget får inte ställa krav på avtal, sekretessförbindelser eller andra villkor innan aktieboken lämnas ut.
Ansvar vid uteblivet utlämnande
Om aktieboken inte tillhandahålls enligt lagstiftningen kan styrelsens medlemmar hållas personligt ansvariga. Att fördröja, neka eller på annat sätt hindra utlämning kan leda till böter eller fängelse i upp till ett år.
För att undvika rättsliga påföljder är det viktigt att bolaget ser till att aktieboken är tillgänglig och att begäran hanteras skyndsamt.
Styrelsens ansvar
Det är styrelsemedlemmarnas ansvar att säkerställa att aktieboken hanteras korrekt och lämnas ut enligt Aktiebolagslagen. Vid bristande efterlevnad kan styrelsemedlemmarna hållas ansvariga och riskera böter eller fängelse.
Tidsramar för utlämning
Enligt Justitieombudsmannen (JO) ska besked om en begäran om att få ta del av en offentlig handling ges samma dag som begäran görs. Om det krävs tid för att ta fram handlingen, får beskedet endast dröja någon eller några dagar. Därefter ska aktieboken omedelbart lämnas ut.
Detta innebär att bolaget har en begränsad tidsfrist på några dagar att följa och att onödiga förseningar ska undvikas. Aktieboken ska därför lämnas ut inom några dagar och utan några dröjsmål.
